Privacyverklaring

Normora is de handelsnaam van Generalytics B.V., Biesboschstraat 63-3, 1078 Amsterdam, Nederland, KvK-nummer 90450213 ("Normora", "wij", "ons"). Wij bieden een platform en diensten voor financiële analyse en boekhoudondersteuning, waaronder een financieel dashboard en een AI-co-pilot. Deze verklaring legt uit welke gegevens wij verzamelen, waarom wij ze verzamelen, waar wij ze opslaan en welke keuzes en rechten u hebt. De verklaring geldt voor onze website, applicatie en bijbehorende diensten (samen de "Dienst"). In deze verklaring:

• ERP betekent de software die uw bedrijf gebruikt om zijn financiële en administratieve processen en gegevens te beheren en te verwerken, zoals Exact Online.
• Klantgegevens betekent de financiële en administratieve gegevens van uw bedrijf die wij opslaan en verwerken om de Dienst te leveren, waaronder gegevens uit uw ERP en de facturen en documenten die u aanlevert. Daaronder kunnen Persoonsgegevens vallen, zoals namen of contactgegevens die in facturen of administratieve gegevens voorkomen; alles wat deze verklaring over Klantgegevens zegt, geldt ook voor die Persoonsgegevens.

1. Overzicht

Wij verwerken Klantgegevens namens uw bedrijf (uw bedrijf is de Verwerkingsverantwoordelijke, wij zijn de Verwerker) en uitsluitend om de Dienst aan uw bedrijf te leveren: wij halen gegevens op uit uw ERP en analyseren ze, verwerken de facturen en documenten die u aanlevert (waar van toepassing), ondersteunen uw boekingen en leveren rapportages en co-pilotfunctionaliteit. De Dienst schrijft naar uw ERP alleen wat u bevestigt: in Exact Online de boekingen, grootboekrekeningen, relaties en vaste activa die u in de Dienst bevestigt. Wij slaan Klantgegevens alleen op onze eigen servers in Nederland op en verwerken ze alleen daar, waar ook onze AI-modellen draaien, en wij verkopen ze nooit. Wij verzamelen alleen de gegevens die redelijkerwijs nodig zijn om de Dienst te laten werken en te beveiligen.

2. Welke gegevens we verzamelen

Account- en profielgegevens

• Naam, e-mailadres en een gehasht wachtwoord wanneer u zich registreert.
• Bedrijfsgegevens die u opgeeft, en uw rol binnen een bedrijf (eigenaar, beheerder, accountant, lezer).
• Factureringsgegevens, verwerkt door onze betaaldienstverlener — wij slaan geen volledige kaartnummers op.

Klantgegevens

• Rekeningschema, grootboeksaldi, transacties en verkoop- en inkoopfacturen, geïmporteerd uit uw ERP of uit andere gekoppelde systemen waarvoor u toestemming geeft. Wij slaan deze gegevens op in onze database om er berekeningen op te doen en ze aan u te tonen.
• Facturen en documenten die u aanlevert, bijvoorbeeld via een upload of per e-mail, en de gegevens die wij daaruit uitlezen.
• Persoonsgegevens die deel uitmaken van deze gegevens, zoals namen of contactgegevens die in facturen of administratieve gegevens voorkomen.
• Kengetallen die wij uit die gegevens berekenen — liquiditeitspositie, EBITDA, werkkapitaal, ouderdomsanalyse van debiteuren en crediteuren en vergelijkbare cijfers.

Gebruiks- en apparaatgegevens

• Loggegevens zoals IP-adres, browsertype, bezochte pagina’s en tijdstempels.
• Vragen en berichten die u aan de AI-co-pilot stuurt, zodat wij antwoorden kunnen genereren en, waar nodig, problemen daarmee kunnen oplossen.

3. Hoe we uw gegevens gebruiken

Wij verwerken Klantgegevens namens uw bedrijf en uitsluitend om de Dienst aan uw bedrijf te leveren. Dit omvat:

• Het ophalen, afletteren en analyseren van gegevens uit uw ERP, en het indelen van uw rekeningschema in standaard financiële categorieën.
• Het verwerken van de facturen en documenten die u aanlevert, waar van toepassing.
• Het ondersteunen van uw boekingen, die de Dienst pas naar uw ERP schrijft nadat u ze hebt bevestigd.
• Het leveren van dashboards, rapportages en de AI-co-pilot, en het signaleren van afwijkingen zoals dubbele inkoopfacturen of opvallende boekingen.

Wij gebruiken Klantgegevens niet voor eigen doeleinden. Account- en gebruiksgegevens gebruiken wij:

• Om u te authenticeren, uw account te beveiligen en de toegang op basis van rollen binnen uw bedrijf af te dwingen.
• Om met u te communiceren over uw account of over wijzigingen van de Dienst, of om op supportverzoeken te reageren.
• Om de betrouwbaarheid en prestaties van de Dienst te bewaken en te verbeteren en om fouten op te sporen.

4. Opslag en AI

Wij slaan Klantgegevens en back-ups daarvan uitsluitend op servers in eigen beheer in Nederland op en verwerken ze alleen op die servers. Wij gebruiken hiervoor geen clouddiensten.

De AI-modellen achter de Dienst, zoals die van de co-pilot en van de verwerking van facturen en documenten, draaien alleen lokaal op servers in eigen beheer. Klantgegevens worden niet gedeeld met externe of cloudgebaseerde AI-diensten en niet gebruikt om modellen voor andere doeleinden te trainen.

5. Delen

Wij verkopen uw gegevens niet. Wij verstrekken Klantgegevens niet aan derden, tenzij dit wettelijk verplicht is; in dat geval informeren wij uw bedrijf vooraf, voor zover wettelijk toegestaan. Wij delen gegevens alleen met:

• Andere leden van uw bedrijfsomgeving, overeenkomstig de rol en rechten die aan hen zijn toegekend.
• Onze betaaldienstverlener, die de factureringsgegevens ontvangt die hij nodig heeft om de facturering af te handelen, nooit Klantgegevens.
• Autoriteiten, waar de wet, regelgeving of een geldige gerechtelijke procedure dat vereist.

6. Vertrouwelijkheid en beveiliging

• Wij behandelen Klantgegevens vertrouwelijk en verlenen uitsluitend toegang aan personen die deze nodig hebben om de Dienst te leveren zoals omschreven in artikel 3.
• Wij treffen passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, waaronder versleuteling van gegevensverkeer, toegangsbeperking, scheiding van de gegevens van elke klant, logging, beveiligde back-ups en tijdige beveiligingsupdates.
• De Dienst schrijft naar uw ERP alleen wat u bevestigt.
• Geen enkele methode van verzending of opslag is 100% veilig; wij kunnen de absolute veiligheid van uw gegevens niet garanderen.

7. Datalekken

Als een inbreuk in verband met persoonsgegevens (een datalek) de gegevens van uw bedrijf treft, melden wij dit zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 24 uur na ontdekking aan uw bedrijf. Wij verstrekken de beschikbare relevante informatie, beperken de gevolgen en werken mee aan het onderzoek en de afhandeling van de inbreuk. Uw bedrijf is verantwoordelijk voor eventuele meldingen aan de toezichthouder, in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens, en aan de betrokkenen.

8. Bewaartermijnen en verwijdering

Wij bewaren accountgegevens en Klantgegevens zolang uw bedrijf een actieve koppeling heeft, plus een beperkte periode daarna om opnieuw koppelen mogelijk te maken en om aan boekhoudkundige en wettelijke bewaarplichten te voldoen. U kunt op elk moment om verwijdering van deze gegevens vragen door contact met ons op te nemen (zie artikel 11):

• Wij verwijderen de betreffende gegevens binnen twee werkdagen na uw verzoek uit onze productiesystemen.
• Gegevens in back-ups worden na 90 dagen automatisch verwijderd. Tot die tijd blijven ze beveiligd en worden ze niet actief gebruikt. Bij herstel van een back-up worden eerder verwijderde gegevens opnieuw verwijderd.
• Op verzoek bevestigen wij de verwijdering schriftelijk. Wettelijke bewaarplichten blijven van toepassing.

Alles wat deze verklaring over Klantgegevens toezegt, geldt zolang wij deze namens uw bedrijf verwerken, ook nadat uw bedrijf de Dienst niet meer gebruikt.

9. Uw rechten

Afhankelijk van waar u zich bevindt, hebt u mogelijk het recht op inzage, rectificatie of verwijdering van uw gegevens, op een overdraagbare kopie daarvan, op bezwaar tegen of beperking van bepaalde verwerkingen, en op het intrekken van uw toestemming op elk moment. U kunt ook een klacht indienen bij de toezichthouder in uw land, in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens.

Waar uw Persoonsgegevens deel uitmaken van de Klantgegevens van een bedrijf, bijvoorbeeld als contactpersoon op een factuur, verwerken wij deze als Verwerker namens dat bedrijf. Wij sturen uw verzoek binnen twee werkdagen door aan dat bedrijf en ondersteunen het waar redelijkerwijs nodig bij het nakomen van zijn verplichtingen onder de AVG.

Om een van deze rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via de gegevens in artikel 11.

10. Wijzigingen van deze verklaring

Wij kunnen deze verklaring van tijd tot tijd bijwerken. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij u per e-mail of via de Dienst voordat de wijziging ingaat. De datum "Laatst bijgewerkt" hierboven geeft de meest recente herziening weer.

11. Contact

Vragen over deze verklaring of over hoe wij met uw gegevens omgaan kunt u stellen via onze contactpagina.